Πολλές εργασίες, αλλά ακόμα δεν μπορώ να τελειώσω τα πάντα!

Λίγα χρόνια πίσω, λίγο μετά τη διακοπή λειτουργίας του σκληρού δίσκου του υπολογιστή μου, ήμουν λίγο πίσω στην εκτύπωση των επιταγών μου μέσω του λογιστικού μου συστήματος για τον κύκλο πληρωμών. Για να εξοικονομήσω χρόνο, αποφάσισα να απαντήσω σε email, περιμένοντας κάθε έλεγχο να περάσει από τον εκτυπωτή.

Εξοικονόμησα χρόνο γιατί ενώ φορτώθηκε το επόμενο email μου (έχω αργή σύνδεση στο Διαδίκτυο), θα στρέψω την προσοχή μου στο επόμενο βήμα της διαδικασίας πληρωμής λογαριασμών. Όταν τελειώσει η φόρτωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα αφήσω την πληρωμή του λογαριασμού και θα επιστρέψω την προσοχή μου στο email. Εμπρός και πίσω. Εμπρός και πίσω. Σε εκείνες τις στιγμές, σκέφτηκα ότι έσωζα πολύ χρόνο. Μετά από όλα, έκανα κάτι παραγωγικό κατά τη φόρτωση της σελίδας. Κοιτάζοντας πίσω, πιθανότατα έσωσα περίπου πέντε λεπτά.

Γρήγορη προώθηση στο email που έλαβα μια εβδομάδα αργότερα από την BK&A όταν έλεγξα το τηλέφωνό μου μεταξύ συναντήσεων πελατών:

Γεια Ελένη,

Έδωσα την επιταγή σας στην ομάδα Οικονομικών μας όταν επέστρεψα από τη συνάντηση και μου επεσήμαναν ότι η επιταγή δεν είχε υπογραφεί.

Θέλετε να σας το στείλω για υπογραφή; Θέλεις να έρθω από το γραφείο σου; Επιτρέψτε μου να ξέρω τι λειτουργεί για εσάς και θα τα επεξεργαστούμε όλα.


εσωτερικά εγγραφείτε γραφικό


Ευχαριστώ!
Ryan

Εκείνη τη στιγμή, μόλις 10 λεπτά μακριά από το γραφείο τους (και δεν θέλω να περιμένουν πια χρήματα), οδήγησα εκεί. Δέκα λεπτά για να φτάσετε εκεί. Λίγα λεπτά για να συνομιλήσετε με τον Ryan. Δέκα λεπτά πίσω.

Συνολικός χρόνος που ξοδεύτηκε: περίπου 25 λεπτά.
Χρόνος που εξοικονομήθηκε προηγουμένως: 5 λεπτά.
Συνολικός χρόνος που χάθηκε: 20 λεπτά.

Τόσο για εξοικονόμηση χρόνου με πολλαπλές εργασίες.

Αποθηκεύει η Πολλαπλή Εργασία την Ημέρα;

Θα ήθελα πολύ να σας πω ότι το multitasking θα σώσει την ημέρα, αλλά στην πραγματικότητα θα κάνει το αντίθετο. Υπάρχουν μερικές περιπτώσεις που μπορεί να βοηθήσει (θα δώσω παραδείγματα σύντομα), αλλά το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου, η πολλαπλή εργασία μας πονάει. Απλώς διαβάστε την έρευνα σχετικά με αυτό.

Μια ομάδα ερευνητών από το Πανεπιστήμιο της Γλασκόβης, το Πανεπιστήμιο του Λιντς και το Πανεπιστήμιο του Hertfordshire διαπίστωσαν ότι η αποτελεσματικότητά μας μειώνεται κατά 69 τοις εκατό για τις γυναίκες και 77 τοις εκατό για τους άνδρες όταν κάνουμε πολλαπλές εργασίες ή εναλλαγή εργασιών! Είναι περισσότερο απόδειξη ότι το πολλαπλό καθήκον που μας είπαν να αγωνιζόμαστε στη δεκαετία του 1990 σίγουρα δεν είναι ένα από τα εργαλεία διαχείρισης χρόνου που πρέπει να ασχοληθούμε.

Η πολλαπλή εργασία χωρίζει τον εγκέφαλο σε δύο. Εάν υπάρχει μόνο μία εργασία, χρησιμοποιείται ολόκληρος ο εγκέφαλος. Εάν υπάρχουν δύο εργασίες, ο εγκέφαλος χωρίζεται σε δύο μέρη και κάθε μισό λειτουργεί σε μία εργασία. Εάν υπάρχουν περισσότερες από δύο ταυτόχρονες εργασίες, ο εγκέφαλος δεν μπορεί να λειτουργήσει. Στην πραγματικότητα δίνουμε στον εαυτό μας συμπτώματα τύπου ADD όταν κάνουμε πολλαπλές εργασίες!

Μια μελέτη στο Πανεπιστήμιο της Καλιφόρνια, Irvine, διαπίστωσε ότι όταν οι εργασίες γίνονται κατακερματισμένες και η εναλλαγή εργασιών, οι εργαζόμενοι χρειάζονται έως και 25 λεπτά για να επιστρέψουν στην αρχική εργασία, αν επιστρέψουν καθόλου. Οι συμμετέχοντες στη μελέτη ανέφεραν ότι αυτός ο τρόπος εργασίας βρωμάει.

Ακόμα πιο τρομακτικό είναι το γεγονός ότι πολλοί από τους ανθρώπους στις μελέτες που αναφέρομαι ήταν αυτοαποκαλούμενοι «ειδικοί πολλαπλοί εργαζόμενοι». Ένιωσαν ότι ήταν σε θέση να επιτελέσουν πολλαπλές εργασίες, θα μπορούσαν να κάνουν καλή δουλειά και συχνά απολάμβαναν την αδρεναλίνη από το να προσπαθήσουν να κάνουν τόσα πολλά ταυτόχρονα. Δεν συνειδητοποίησαν πόσο άσχημα έπαιξαν μέχρι να εμφανιστούν τα αποτελέσματα μιας εργασίας έναντι των αποτελεσμάτων πολλαπλών εργασιών.

Κατώτατη γραμμή: Πιστεύουμε ότι είμαστε καλοί στο ζογκλέρ, αλλά δεν είμαστε.

Πότε λειτουργεί το Multi-Tasking;

Πιστεύω ότι οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν πολλαπλές εργασίες χαμηλός- δεξιότητες εγκεφάλου λειτουργίας. «Χαμηλή λειτουργία» σημαίνει ότι δεν απαιτείται σκέψη επειδή εφαρμόζεται κάποιο είδος ενεργειακής δράσης (αυτόματες, μη σκέψεις κινήσεις).

Παραδείγματα:

Ζωγραφίστε τα νύχια σας ενώ ακούτε το play-by-play των Dallas Cowboys

Τεμαχίζοντας χαρτιά κατά τη διάρκεια διαφημίσεων ενώ παρακολουθείτε τηλεόραση

Κουτσομπολεύουν στο τηλέφωνο ανακατεύοντας ένα δοχείο τσίλι στη σόμπα

Είναι επίσης εύκολο να αφήσετε μια εργασία στο παρασκήνιο ενώ εστιάζετε σε μια εργασία στην πρώτη γραμμή. Αυτό τεχνικά δεν είναι πολλαπλών εργασιών επειδή ο εγκέφαλός σας δεν λειτουργεί ταυτόχρονα σε δύο πράγματα. Το ονομάζω φάντασμα.

Παραδείγματα:

Καθαρισμός του σπιτιού ενώ υπάρχει πλυντήριο ρούχων ή στεγνωτηρίου

Αδειάζετε πιάτα από το πλυντήριο πιάτων ενώ το πλιγούρι βρώμης ζεσταίνεται στο φούρνο μικροκυμάτων

Η κατάθεση εγγράφων ενώ ο υπολογιστής σας διαρκεί για πάντα (εντάξει, πέντε λεπτά) για την εκκίνηση

Όμως, όπως δείχνει η έρευνα, είμαστε ανίκανοι να κάνουμε πολλές εργασίες σε ό, τι αφορά ψηλά- λειτουργίες εγκεφάλου λειτουργίας. Δεν μπορούμε να ολοκληρώσουμε δύο εργασίες αποτελεσματικά ταυτόχρονα ή κατά την εναλλαγή. Μπορούμε να κάνουμε και τις δύο εργασίες σε μεσαία επίπεδα, αλλά όχι σε εξαιρετικά καλές, επειδή δεν χρησιμοποιούμε ολόκληρο τον εγκέφαλό μας και εστιάζουμε σε μία μόνο εργασία κάθε φορά. Και αυτό μας κοστίζει χρόνο και μας προκαλεί άγχος μακροπρόθεσμα.

Μπορείτε να κάνετε με επιτυχία πολλές δραστηριότητες με υψηλή λειτουργία εγκεφάλου;

Δεν πρέπει να κάνετε δύο πράγματα ταυτόχρονα που απαιτούν σκέψη ή συγκέντρωση ή να κάνετε εναλλαγή εμπρός και πίσω στη δουλειά σε δύο εργασίες που απαιτούν από τον εγκέφαλό σας να κάνει κάποια σκέψη - ανεξάρτητα από το πόσο ασήμαντο πιστεύετε ότι μπορεί να είναι οι σκέψεις.

Παραδείγματα:

Οδήγηση και αποστολή μηνυμάτων / email

Συμμετοχή σε μια σημαντική επαγγελματική κλήση κατά τον έλεγχο του email

Έλεγχος email μεταξύ ολοκλήρωσης διαφορετικών στοιχείων της πληρωμής λογαριασμού ή δημιουργίας προτάσεων ή αναφορών

Ακόμα κι αν οδηγείτε για 50 χρόνια, η οδήγηση δεν είναι συνάρτηση. Απαιτείται η λήψη αποφάσεων σε δευτερόλεπτα, ειδικά αν υπάρχει ένας ηλίθιος οδηγός δίπλα σας. Η αποστολή γραπτών μηνυμάτων - ναι, ακόμη και το LOL IMHO - απαιτεί από τον εγκέφαλό σας να διαβάσει τι επικοινωνούσε κάποιος μαζί σας, να σκεφτεί μια απάντηση και να μεταδώσει στα δάχτυλά σας τι να πληκτρολογήσει. Δεν μπορείτε να τα κάνετε καλά ταυτόχρονα. Απλώς ρωτήστε κάποιον που έχει εμπλακεί σε αυτοκινητιστικό ατύχημα με έναν οδηγό που χρησιμοποιούσε το smartphone του.

Ο έλεγχος του email - ανεξάρτητα από το πόσο ασήμαντο μπορεί να είναι το μήνυμα - είναι μια εργασία υψηλής εγκεφαλικής λειτουργίας επειδή πρέπει να διαβάσετε, να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες και να απαντήσετε. Μια σημαντική επιχειρηματική κλήση απαιτεί σκέψη και απαντήσεις. Η διαδικασία πληρωμής λογαριασμών είναι μια εργασία υψηλής εγκεφαλικής λειτουργίας, επειδή πρέπει να πληρώσετε στη σωστή οντότητα το σωστό ποσό, να αποσυνδεθείτε και να βεβαιωθείτε ότι η πληρωμή παραδίδεται στο σωστό μέρος.

Στην προηγούμενη ιστορία μου, προσπάθησα να κάνω εναλλαγή μεταξύ αυτών των εργασιών υψηλής εγκεφαλικής λειτουργίας, γι 'αυτό και τελείωσα κάνοντας ένα λάθος ... που μου κόστισε χρόνο αργότερα.

Πώς να κερδίσετε 45 λεπτά για κάθε ώρα που δεν κάνετε πολλές εργασίες!

Σκεφτείτε το: αν επρόκειτο να κάνετε πολλές εργασίες ή / και εναλλαγή εργασιών για μία ώρα, σύμφωνα με την έρευνα, η απόδοσή σας θα μειωνόταν κατά 69 έως 77 τοις εκατό, πράγμα που σημαίνει ότι θα χάνατε περίπου 45 λεπτά του χρόνου σας. Εκεί εξαφανίζεται ο χρόνος! Αφήστε μας να το κάνουμε αυτό!

Εάν θέλετε να μειώσετε την απόδοση της εργασίας σας κατά περισσότερο από τα δύο τρίτα και να χάσετε χρόνο στη διαδικασία, ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να συνεχίσετε να αφήνετε τον εαυτό σας να κάνει πολλές εργασίες και εναλλαγή εργασιών. Αλλά δεν το θέλετε, έτσι; Είστε εδώ για να εξοικονομήσετε χρόνο και να μειώσετε τα επίπεδα άγχους σας. Η φανταστική εργασία σας μπορεί να συνεχιστεί, αλλά πρέπει να τερματιστεί η πολλαπλή εργασία και η εναλλαγή εργασιών. Τώρα. Και έχετε απόλυτο έλεγχο σε αυτό γιατί είναι η δική σας απόφαση.

Εδώ είναι οι στρατηγικές πίσω από την τακτική.

Ενισχύστε την επίγνωσή σας.

Όταν βρίσκεστε σε λειτουργία πολλαπλών εργασιών ή εναλλαγής εργασιών, πείτε στον εαυτό σας να σταματήσει. Πείτε το δυνατά αν χρειαστεί. "Να σταματήσει!" Επιλέξτε μία εργασία για εστίαση για τα επόμενα 15 λεπτά.

Έχετε ένα σχέδιο για την ημέρα σας.

Γνωρίζοντας ακριβώς τι πρέπει να ολοκληρώσετε εκείνη την ημέρα θα σας βοηθήσει να παραμείνετε εστιασμένοι και να αποτρέψετε την πολλαπλή εργασία

Προσδιορίστε το εύρος προσοχής σας.

Είτε έχετε ADD, ADHD ή σκίουρο! (η χιουμοριστική ετικέτα - πιθανότατα προέρχεται από την ταινία του 2009 Up - χρησιμοποιείται από πολλούς για να υποδηλώσει την ταλαιπωρία εκείνων που εύκολα αποσπούν την προσοχή), έχουμε όλοι μικρότερη προσοχή σήμερα - ειδικά αν εργαζόμαστε για κάτι που δεν είναι διασκεδαστικό.

Ξεκινήστε το χρονοδιάγραμμα για πόσο καιρό μπορείτε να εργαστείτε σε μια μόνο εργασία. Έχοντας έναν εκτιμώμενο αριθμό θα σας βοηθήσει να καθορίσετε τη ροή εργασίας σας. (Η προσοχή μου είναι μόνο εννέα λεπτά σε βαρετές εργασίες.)

Ανακαλύψτε τον καλύτερο χρόνο εγκεφάλου σας.

Ο εγκέφαλός μας τείνει να λειτουργεί σε υψηλά επίπεδα κατά τη διάρκεια ορισμένων μερών της ημέρας και χαμηλότερα επίπεδα σε άλλες ώρες. Είναι σε αυτές τις χαμηλές στιγμές που ο εγκέφαλός μας τείνει να πάει σε λειτουργία πολλαπλών εργασιών επειδή είναι πολύ κουρασμένοι για να παραμείνουν συγκεντρωμένοι. Αποφύγετε να ασχολείστε με τις πιο κρίσιμες εργασίες σας κατά τη διάρκεια των χαμηλών εγκεφαλικών ωρών της ημέρας.

Βρείτε μια παραγωγική περιοχή εργασίας.

Μερικές φορές τυχαία εναλλαγή εργασιών επειδή αποσπώνται. (Σκίουρος!) Όταν έχετε ένα σημαντικό έργο για να εργαστείτε, βρείτε ένα χώρο χωρίς οπτικά (εντυπωσιακά έργα τέχνης, σωρούς ακαταστασίας, οθόνη υπολογιστή) ή ακουστικές περισπασμούς (ομιλία, μουσική, ένδειξη μηνυμάτων στο τηλέφωνο ή τον υπολογιστή σας).

Καθαρίστε το γραφείο σας από όλα τα υλικά εκτός από ό, τι χρειάζεστε.

Ενδέχεται να έχετε πολλά έργα, αλλά μπορείτε να εργαστείτε αποτελεσματικά μόνο σε ένα κάθε φορά. Αφαιρέστε τα υλικά για όλα τα άλλα έργα και διατηρήστε ορατό στο γραφείο σας μόνο τα υλικά που ισχύουν για το μεμονωμένο έργο στο οποίο θα εστιάσετε κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου εργασίας.

Χρησιμοποιήστε ένα χρονοδιακόπτη για να διατηρείτε εστιασμένη στο λέιζερ.

Μπορείτε να επιλέξετε έναν τυχαίο αριθμό όπως 8 ή 15 λεπτά. Ακόμα καλύτερα, αν γνωρίζετε το εύρος προσοχής σας, ρυθμίστε το χρονόμετρο σε αυτόν τον αριθμό. Ο χρονοδιακόπτης είναι μια οπτική υπενθύμιση ότι υποτίθεται ότι εργάζεστε σε κάτι. Είναι επίσης το χρηματοκιβώτιο αποτυχίας σας. Εάν έχετε απομακρυνθεί, ο χρονοδιακόπτης θα σας συγκρατήσει ξανά όταν σβήσει.

Δημοσιεύστε τον στόχο σας στην περιοχή εργασίας σας.

Εκτός από ή αντί για χρονοδιακόπτη, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημοσιεύσετε τον στόχο της εργασίας σας, έτσι ώστε κάθε φορά που κοιτάζετε για να επιτρέψετε στον εγκέφαλό σας να περιπλανηθεί, ο αναρτημένος στόχος σας θα σας υπενθυμίζει τι πρέπει να εργάζεστε.

Κάνω διαλλείματα.

Ο εγκέφαλος όλων ελαστικά με διαφορετικό ρυθμό. Όταν αισθάνεστε ότι η δύναμη του εγκεφάλου σας αρχίζει να κατηφορίζει (λιγότερη ενέργεια, πιο δύσκολο να συγκεντρωθεί), ο εγκέφαλός σας θα γίνει πιο επιρρεπής στη λήψη μη τόσο καλών αποφάσεων για το χρόνο σας. Δώστε λοιπόν στον εγκέφαλό σας ένα διάλειμμα μία φορά κάθε δύο ώρες. Πηγαίνετε για έναν σύντομο περίπατο, κάντε μια βαθιά αναπνοή, διασκεδάστε. Αλλά ρυθμίστε το χρονοδιακόπτη σας για πότε είναι ώρα να επιστρέψετε!

Γιορτάστε τον εστιασμένο χρόνο.

Αναλογιστείτε πόσο ισχυρός ήταν ο εγκέφαλός σας ενώ εστιάζατε. Γιορτάστε χαμογελαστός, ρίχνοντας τα χέρια σας στον αέρα, όπως απλά δεν σας ενδιαφέρει, ή ακόμα και κάνοντας λίγο χαρούμενο χορό. Αυτό θα δημιουργήσει ενδορφίνες. Το σώμα λαχταρά τις ενδορφίνες. Όταν ο εγκέφαλος συνδέει την εστίασή σας με τον εορτασμό και τις ενδορφίνες, θα θέλει περισσότερη εστίαση. Εθιστείτε στην εστίαση!

ΕΠΟΜΕΝΟ ΒΗΜΑ

Ένα καθήκον κάθε φορά, ακόμη και αν αυτή η εστίαση είναι μόνο 15 λεπτά. Τα δεκαπέντε λεπτά της εστίασης λέιζερ είναι πολύ καλύτερα από μια ώρα πολλαπλών εργασιών και εναλλαγής εργασιών, κατά τη διάρκεια της οποίας θα χάναμε περίπου 45 λεπτά.

Γεια! Θα μπορούσατε να εστιάσετε στο λέιζερ για 15 λεπτά, στη συνέχεια να χτυπήσετε ή να ασκηθείτε ή να πάρετε έναν υπνάκο για τα άλλα 45 αντ 'αυτού! Είναι το ίδιο χρονικό διάστημα, αλλά μπορείτε να κάνετε πολύ περισσότερα όταν παίρνετε την απόφαση για μία εργασία.

© 2016 από την Helene Segura. Χρησιμοποιείται με άδεια του
Βιβλιοθήκη New World, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Πηγή άρθρου

The Inefficiency Assassin: Τακτικές διαχείρισης χρόνου για πιο έξυπνη εργασία, όχι περισσότερο από την Helene Segura.The Assiciency Assassin: Τακτικές διαχείρισης χρόνου για πιο έξυπνη εργασία, όχι περισσότερο
από την Helene Segura.

Κάντε κλικ εδώ για περισσότερες πληροφορίες ή / και για να παραγγείλετε αυτό το βιβλίο.

Σχετικά με το Συγγραφέας

Ελένη Σεγούρα, MAEd, CPOΗ Helene Segura, MAEd, CPO, μίλησε με χιλιάδες go-getter, διδάσκοντάς τους να διαχειρίζονται το άγχος, ανακτώντας τον έλεγχο της χαοτικής εργασίας και της προσωπικής τους ζωής. Έχει καθοδηγήσει εκατοντάδες πελάτες για να βελτιώσει την προσωπική παραγωγικότητα και την απόδοσή τους εφαρμόζοντας τεχνικές νευροεπιστήμης και τροποποίησης συμπεριφοράς για να εξαλείψει καταστροφικές, σπατάλη χρόνου. Η Έλεν έχει χαρακτηριστεί ως οργανωτικός εμπειρογνώμονας σε περισσότερες από 100 εμφανίσεις μέσων. Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα της στο www.HeleneSegura.com