Δύο μέτρα απόσταση μεταξύ τους. Shutterstock.com
Οι εταιρείες σε όλο τον κόσμο συζητούν πώς και πότε να επιστρέψουν στο γραφείο. Η υγεία και η ασφάλεια έχουν αποκτήσει μια εντελώς νέα σημασία στην εποχή του κορωνοϊού. Για να επαναφέρετε τους ανθρώπους πίσω με ασφάλεια, οι επιλογές για επανασχεδιασμό γραφείου είναι συγκλονιστικές. Πώς πρέπει να είναι τακτοποιημένα τα γραφεία ώστε να επιτρέπουν την κοινωνική απόσταση παράλληλα με τα οφέλη της διαμονής στο ίδιο δωμάτιο; Και χρειάζεται να επιστρέφουν οι άνθρωποι για πέντε ημέρες την εβδομάδα;
Πολλές εταιρείες αναζητούν να έχουν κάποιους υπαλλήλους να εργάζονται από το σπίτι, μερικές φορές. Αλλά αν δεν γίνει προσεκτική σκέψη σε αυτό, οι εταιρείες διατρέχουν τον κίνδυνο να κολλήσουν στη μέση, χωρίς να επιτυγχάνουν ούτε τα οφέλη του παραδοσιακού γραφείου ούτε την ασφάλεια που παρέχει το σπίτι.
Σκεφτείτε, για παράδειγμα, το Γραφείο 6 ποδιών. Αυτή η ιδέα, που αναπτύχθηκε από μια πολυεθνική εμπορική ακίνητη περιουσία, την Cushman and Wakefield, στοχεύει να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι παραμένουν σε απόσταση έξι μέτρων ανά πάσα στιγμή. Επιτυγχάνεται με την απόσταση μεταξύ των γραφείων, τη δημιουργία μονόδρομης κυκλοφορίας των ανθρώπων και τη συμπερίληψη οπτικών σημείων στο μοκέτα γύρω από κάθε γραφείο, ώστε να ωθούν τους ανθρώπους να κρατήσουν αποστάσεις.
Αυτή η ιδέα διατρέχει τον κίνδυνο να πετάξει το μωρό έξω με το νερό του μπάνιου. Ως αρχιτεκτονικός μελετητής Kerstin Sailer σημείωσε, ο συνδυασμός αποστασιοποιημένων επίπλων, ωθήσεων και προειδοποιήσεων μπορεί επίσης να στιγματίσει την κοινωνική αλληλεπίδραση, προωθώντας όλη την επικοινωνία στο διαδίκτυο, ακόμη και στο γραφείο. Εάν ισχύει αυτό, γιατί να μην εργάζεστε μόνο από το σπίτι;
Οι εταιρείες πρέπει να ενσωματώσουν ένα ουσιαστικό μάθημα από το lockdown COVID-19: Το Zoom λειτουργεί εκπληκτικά καλά. Αλλά υπάρχουν επίσης πολλά οφέλη από την άτυπη αλληλεπίδραση – κάτι που μια προκαθορισμένη βιντεοκλήση δεν μπορεί να επαναλάβει. Υπό το πρίσμα αυτό, προτείνουμε ένα υβριδικό σύστημα από τα καλύτερα και των δύο κόσμων. Εάν έρχονται λιγότερα άτομα για να διατηρήσουν την κοινωνική απόσταση, είναι καλύτερο να εκπροσωπούνται όλες οι ομάδες. Και η διάταξη του γραφείου πρέπει να διευκολύνει τις συνδέσεις μεταξύ των ανθρώπων αντί να τους κρατά χωριστά.
Προγραμματισμένη vs απρογραμμάτιστη επικοινωνία
Υπάρχει μια σημαντική διάκριση μεταξύ προγραμματισμένης και μη προγραμματισμένης επικοινωνίας στην εργασία. Η απρογραμμάτιστη επικοινωνία λαμβάνει χώρα συνήθως μέσω ασυνήθιστων συναντήσεων και, κυρίως, περιλαμβάνει συνομιλίες μεταξύ ομάδων. Εδώ χρειάζεται εγγύτητα.
Αυτό συμβαίνει επειδή διαφορετικές ομάδες συνήθως δεν αποτελούν μέρος της ίδιας γραμμής αναφοράς, και έτσι η επικοινωνία εξαρτάται από απρογραμμάτιστες δεσμεύσεις, όπως το να κρυφακούγονται ομιλίες ή τυχαίες συναντήσεις στο διάδρομο. Αυτό μπορεί να έχει πραγματικά επιχειρηματικά οφέλη. Όπως έχει τεκμηριώσει ένας από εμάς στο δικό μας πρόσφατο βιβλίο, η απρογραμμάτιστη κοινωνική αλληλεπίδραση σε κοντινά γραφεία σε έναν χώρο συναλλαγών της Wall Street βελτίωσε τη χρήση των οικονομικών μοντέλων.
Στην περίπτωση της προγραμματισμένης επικοινωνίας, η τεχνολογία τηλεδιάσκεψης έχει κάνει την εγγύτητα λιγότερο σημαντική. Ο λόγος είναι ότι η επικοινωνία εντός της ομάδας γίνεται συνήθως σε προγραμματισμένη και τακτική βάση, επομένως το μόνο που χρειάζεται είναι μια ψηφιακή πλατφόρμα.
Οι βιντεοκλήσεις λειτουργούν καλά για προγραμματισμένη επικοινωνία. Shutterstock.com
Αυτό το μήνυμα βγήκε ξεκάθαρα από μια εκδήλωση πάνελ που διοργανώσαμε στο Κέντρο Συστημικού Κινδύνου του LSE. Ο Charles Bristow, παγκόσμιος επικεφαλής διαπραγμάτευσης επιτοκίων στην επενδυτική τράπεζα JP Morgan, και ένας από τους συμμετέχοντες, εξήγησε ότι «μια ομάδα ανθρώπων που συναλλάσσονται μαζί σε ένα μόνο προϊόν λαμβάνουν εισερχόμενες έρευνες μέσω των ίδιων καναλιών» και «χρησιμοποιούν τα ίδια εργαλεία». Για το λόγο αυτό, η εξ αποστάσεως επικοινωνία είναι απίστευτα εύκολη και μπορεί να είναι ακόμη πιο αποτελεσματική.
Άρα η φυσική εγγύτητα χρειάζεται πρωτίστως για απρογραμμάτιστη επικοινωνία. Σημαίνει ότι η απομακρυσμένη εργασία μπορεί να συνεχιστεί με μικρό κόστος για την προγραμματισμένη επικοινωνία. Και δυνητικά σημαίνει ότι εάν οι εταιρείες θέλουν να φέρουν περιορισμένο αριθμό ατόμων πίσω στο γραφείο, θα πρέπει να επικεντρωθούν στο να έχουν τουλάχιστον ένα μέλος από κάθε ομάδα. Αυτό θα επιτρέψει την επικοινωνία μεταξύ ομάδων, η οποία βασίζεται στη φυσική εγγύτητα.
Διατηρώντας τους πάντες αφοσιωμένους
Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο του σχεδιασμού του γραφείου που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι ο βαθμός στον οποίο διευκολύνει τη δέσμευση των εργαζομένων – εάν οι άνθρωποι αφήνουν τα γραφεία τους για να έρθουν σε επαφή πρόσωπο με πρόσωπο. Αυτό είναι σημαντικό για τη δημιουργία καλύτερων σχέσεων μεταξύ των συναδέλφων και της εταιρικής κουλτούρας.
Για να διευκολυνθεί αυτό, η εστίαση στην κοινωνική απόσταση πρέπει να γίνει διάκριση μεταξύ απόστασης και προσβασιμότητας. Ενώ η απόσταση μειώνει τον βαθμό στον οποίο οι άνθρωποι μπορούν να εμπλακούν μεταξύ τους και να συνεργαστούν, η έρευνα στην αρχιτεκτονική δείχνει ότι η ευκολία πρόσβασης και η διευκόλυνση της κίνησης μπορούν εν μέρει να αντισταθμίσουν την απόσταση.
Ως Sailer έχει καθιερωθεί, σε ένα σπίτι όπου κάθε δωμάτιο είναι προσβάσιμο σε κάθε άλλο δωμάτιο μέσω μιας πόρτας, η σύνδεση είναι πολύ πιο εύκολη από ό,τι σε ένα σπίτι όπου μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε ένα δεδομένο δωμάτιο μόνο από το διπλανό. Ο ίδιος βαθμός απόστασης μεταξύ των ανθρώπων, με άλλα λόγια, μπορεί να οδηγήσει σε πολύ διαφορετικά επίπεδα δέσμευσης.
Για να επιτευχθεί αυτή η συνδεσιμότητα (διατηρώντας παράλληλα την κοινωνική απόσταση), οι εταιρείες μπορούν να αξιοποιήσουν την κλιμακωτή επιστροφή των εργαζομένων για να αφαιρέσουν κάποια γραφεία και να δημιουργήσουν έναν διάδρομο γύρω από την περιφέρεια των ανοιχτών γραφείων τους, δίνοντας στους εργαζόμενους την ευκαιρία να έχουν εύκολη πρόσβαση μεταξύ τους. Οι συναντήσεις και οι συνομιλίες μπορούν να διευκολυνθούν περαιτέρω από τις γωνίες και τις γωνίες έξω από έναν τέτοιο διάδρομο, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να έχουν γρήγορο πρόσωπο χωρίς να εμποδίζουν την κυκλοφορία.
Η επιστροφή στο γραφείο μετά από μήνες απομακρυσμένης εργασίας δίνει στις εταιρείες την ευκαιρία να κάνουν τις ρυθμίσεις τους πιο αποτελεσματικές. Μπορούν να ενσωματώσουν τα πλεονεκτήματα της εξ αποστάσεως εργασίας, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι άνθρωποι μπορούν να αλληλεπιδρούν και να ανταλλάσσουν ιδέες με πιο ασφαλή τρόπο από ό,τι αν επαναλάμβαναν τυφλά τις ρυθμίσεις εργασίας τους πριν από τη νόσο.
Σχετικά με τους Συγγραφείς
Daniel Beunza, Αναπληρωτής Καθηγητής Διοίκησης, Πόλη, Πανεπιστήμιο του Λονδίνου και Derin Kent, Μεταδιδακτορική Ερευνήτρια στη Διοίκηση, Aalto University
Αυτό το άρθρο αναδημοσιεύθηκε από το Η Συνομιλία υπό την άδεια Creative Commons. Διαβάστε το αρχικό άρθρο.
Σχετικές Βιβλία:
Κρίσιμα Εργαλεία Συνομιλιών για Ομιλία Όταν τα Πονταρίσματα είναι Υψηλά, Δεύτερη Έκδοση
από Kerry Patterson, Joseph Grenny, et al.
Η μεγάλη περιγραφή της παραγράφου πηγαίνει εδώ.Κάντε κλικ για περισσότερες πληροφορίες ή για παραγγελία
Ποτέ μην χωρίζετε τη διαφορά: Διαπραγματεύεστε σαν να εξαρτάται η ζωή σας από αυτό
από τους Chris Voss και Tahl Raz
Η μεγάλη περιγραφή της παραγράφου πηγαίνει εδώ.Κάντε κλικ για περισσότερες πληροφορίες ή για παραγγελία
Κρίσιμες συνομιλίες: Εργαλεία για να μιλάτε όταν τα πονταρίσματα είναι υψηλά
από Kerry Patterson, Joseph Grenny, et al.
Η μεγάλη περιγραφή της παραγράφου πηγαίνει εδώ.Κάντε κλικ για περισσότερες πληροφορίες ή για παραγγελία
Μιλώντας με ξένους: Τι πρέπει να γνωρίζουμε για τους ανθρώπους που δεν γνωρίζουμε
από τον Malcolm Gladwell
Η μεγάλη περιγραφή της παραγράφου πηγαίνει εδώ.Κάντε κλικ για περισσότερες πληροφορίες ή για παραγγελία
Δύσκολες συνομιλίες: Πώς να συζητήσετε τι έχει μεγαλύτερη σημασία
από Douglas Stone, Bruce Patton, et al.
Η μεγάλη περιγραφή της παραγράφου πηγαίνει εδώ.
