Ρωτήστε τριγύρω - ο καθένας έχει μια γνώμη για το email και τα εισερχόμενά του και δεν είναι πάντα θετικό.

Από υπερφόρτωση πληροφοριών, μηδενικά εισερχόμενα και διαρρεύσει σκάνδαλα email στον πολύ-υποτιθέμενο θρίαμβο του λογισμικού ροής εργασίας όπως Χαλαρότητα και Asana, σίγουρα είχε email ένα κακό ραπ πρόσφατα.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μαζί μας για περίπου 45 χρόνια, από το πρώτο τέτοιο ηλεκτρονικό μήνυμα στάλθηκε το 1971. Ο θάνατος του email προβλέφθηκε για πρώτη φορά το 1989. Τότε, ήταν το φαξ που προφανώς σήμαινε απόλυτο τέλος. Ωστόσο, παρά τις ιστορίες του θανάτου του, σχεδόν κάθε χρήστης του Διαδικτύου έχει έναν λογαριασμό email και το 38% έχει τρεις ή περισσότερους. (Και πόσοι άνθρωποι χρησιμοποιούν μια συσκευή φαξ αυτές τις μέρες;)

Αλλά πόσο γνωρίζουμε για το πώς οι Αυστραλοί χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Οι χρήστες στέλνουν προσωπικά email από την εργασία; Χρησιμοποιούν κρυπτογράφηση;

Εθνική έρευνα για τη χρήση email

Πέρυσι, το Πανεπιστήμιο Swinburne ξεκίνησε την πρώτη εθνική έρευνα για 1,000 άτομα σχετικά με τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.

Αν και προηγούμενες μελέτες το έχουν εξερευνήσει ως μέρος μιας σειράς άλλων τεχνολογίες επικοινωνιών, ερευνήσαμε βαθύτερα τις συγκεκριμένες πρακτικές, τις συνήθειες και τις συμπεριφορές των ατόμων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αντί να βρισκόμαστε στο θάνατό του, αυτό που βρήκαμε είναι ότι το email κυριαρχεί στο χώρο εργασίας και, ίσως εκπληκτικά, εξακολουθεί να συγκρίνει τα κοινωνικά μέσα ως πλατφόρμα για προσωπική επικοινωνία.

Η έρευνά μας περιελάμβανε ερωτήσεις σχετικά με τη συχνότητα ελέγχου των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους χρήστες, τις συσκευές και το λογισμικό που χρησιμοποίησαν και τον τρόπο διαχείρισης των λογαριασμών εργασίας και κοινωνικής αλληλογραφίας.

Αυτό που μάθαμε είναι ότι οι άνθρωποι κάνουν διάκριση μεταξύ email για εργασία και για ιδιωτική ή προσωπική χρήση. Οκτώ στους δέκα απασχολούμενους Αυστραλούς έχουν γενικά ξεχωριστούς λογαριασμούς για εργασία και προσωπική χρήση. Παρόλα αυτά, σχεδόν τέσσερα στα δέκα άτομα δήλωσαν ότι στέλνουν κάποια προσωπικά email από τον λογαριασμό εργασίας τους.

Σχεδόν οι μισοί από αυτούς στο εργατικό δυναμικό ελέγχουν το email τους κάθε ώρα ή συχνότερα, ενώ ένα επιπλέον 45% ελέγχει αρκετές φορές την ημέρα.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και η ομιλία πρόσωπο με πρόσωπο βρίσκονται σε στενό ανταγωνισμό ως ο πιο συχνά χρησιμοποιούμενος τρόπος επικοινωνίας στην εργασία, με το 84.1% να χρησιμοποιεί email «συχνά ή αρκετά συχνά» σε σύγκριση με το 85.6% για πρόσωπο με πρόσωπο.

Το αντίστοιχο ποσοστό για τα ανερχόμενα εσωτερικά προγράμματα κοινωνικών δικτύων όπως το Slack, το Yammer ή το Asana είναι 12.5%, το οποίο δεν έχει φτάσει ακόμη στο επίπεδο του φαξ (16.2%). Το ένα τέταρτο των εργαζομένων χρησιμοποιούν τα κοινωνικά μέσα «συχνά ή αρκετά συχνά» για να επικοινωνούν στην εργασία, ενώ το τηλέφωνο παραμένει δημοφιλές στο 78.7%.

Το email είναι ζωντανό και ξεκινά

Φιγούρες σαν αυτές αμφισβητούν σίγουρα τον επικρατούμενο, και μέχρι τώρα δεκαετιών, το θάνατο της αφήγησης email. Μόνο τρεις στους δέκα ερωτηθέντες συμφώνησαν ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αντικαταστάθηκε από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και λιγότεροι από ένας στους πέντε εργαζόμενους δήλωσαν ότι χρησιμοποιούσαν email λιγότερο συχνά από ό, τι πριν από πέντε χρόνια.

Αλλά τι λένε οι άνθρωποι σε αυτά τα email; Και τι πιστεύουν ότι ο χώρος εργασίας τους έχει δικαίωμα πρόσβασης στον λογαριασμό email του;

Στην έρευνά μας, το 56% των ανθρώπων θεώρησε ότι ο εργοδότης τους δεν θα έπρεπε να έχει δικαίωμα πρόσβασης στους λογαριασμούς email του. Άλλοι, ωστόσο, θεώρησαν ότι ήταν εύλογο για τους εργοδότες να έχουν πρόσβαση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν εντοπίστηκε «ύποπτη δραστηριότητα» ή εάν οι εργαζόμενοι «εκμεταλλεύονταν τον χρόνο εργασίας».

Κάπως χαλαρά, ένας διευθυντής πληροφορικής αποκάλυψε ότι η συγκεκριμένη θέση τους τους έδωσε «τεράστιο όγκο πρόσβασης» σε email στο χώρο εργασίας, ένα προνόμιο που άσκησαν πλήρως.

Ο εξορθολογισμός της δράσης όσον αφορά την ασφάλεια της εργασίας, ο ερωτώμενος είπε-

Κατάχρησα τις διοικητικές μου εξουσίες για πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να μάθω τι σχεδιάζεται για μένα.

Αυτός ο διευθυντής δεν ήταν μόνος. Σε απάντηση στην ερώτηση "Έχετε διαβάσει ποτέ το email κάποιου χωρίς να το γνωρίζει;" Το 18% ομολόγησε ότι είχε ρίξει μια ματιά με την επαγγελματική θέση ψηλά στη λίστα των εξηγήσεων.

Ένας προσωρινός υπάλληλος διοικητικής υποστήριξης παραδέχτηκε ότι «κοίταξε τα προσωπικά email του κοριτσιού που αντικαθιστούσα» επειδή δεν υπήρχε αρκετή δουλειά για να κάνει τον προσωρινό ρόλο.

Η ανάγνωση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων άλλων ατόμων συμβαίνει επίσης κατά λάθος. Στο μετά τον Snowden κόσμο, αποδεικνύεται ότι η ταπεινή αίθουσα εκτυπωτών είναι πραγματικά γεμάτη μυστική δραστηριότητα, καθώς ορισμένοι άνθρωποι ανέφεραν ότι λαμβάνουν και διαβάζουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν προορίζονται για αυτούς.

Τι ασφάλεια;

Δεδομένων όλων αυτών των ευκαιριών για έκθεση, είναι εκπληκτικό ότι περισσότεροι άνθρωποι δεν προστατεύουν ενεργά τους λογαριασμούς τους. Ενώ το 41.3% των ερωτηθέντων ανησυχούσε για το απόρρητο και την ασφάλεια των email μόνο το 13% χρησιμοποίησε λογισμικό κρυπτογράφησης.

Αλλά δεν είναι μόνο θέμα παρακολούθησης στο χώρο εργασίας. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να είναι μια βασική μέθοδος για να διατηρείτε επαφή με τους φίλους και την οικογένειά σας με το 66% να το χρησιμοποιείτε για το σκοπό αυτό και σχεδόν το μισό να μοιράζεστε φωτογραφίες μέσω email.

Συνολικά, η έρευνά μας διαπίστωσε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι βαρετό, μπορεί να ήταν μαζί μας για μεγάλο χρονικό διάστημα και μπορεί να μην έχει 30 δισεκατομμυριούχο ιδιοκτήτη για να παρέχει αφηγηματικό ενδιαφέρον, αλλά δεν υπάρχουν ενδείξεις ότι πρόκειται να αποσυρθεί σύντομα.

Ίσως όπως πολλές ώριμες τεχνολογίες, έχει ενσωματωθεί τόσο στις ζωές των ανθρώπων που μόλις καταγράφεται ως «πράγμα».