Εικόνα από Gerhard
«Δεν πιστεύω στο email. Είμαι ένα παλιομοδίτικο κορίτσι.
Προτιμώ να τηλεφωνήσω και να το κλείσω».
- ΣΑΡΑ ΤΖΕΣΙΚΑ ΠΑΡΚΕΡ
1. Το email είναι συχνά ένα μέσο άτυπης επικοινωνίας.
Ως εκ τούτου, μπορείτε να μειώσετε δραματικά τον χρόνο που αφιερώνεται στο email με σύντομες, αποτελεσματικές απαντήσεις όπως "Ευχαριστώ" και "Κατανοητό" και "Συμφωνώ". Αποφύγετε τις διατυπώσεις όποτε είναι δυνατόν και αυξήστε την αποτελεσματικότητα.
2. Το Blind carbon copy (bcc) είναι συχνά το εργαλείο του παθητικού-επιθετικού δειλού.
Προτού συμπεριλάβετε μια διεύθυνση email σε αυτό το πεδίο, αναρωτηθείτε πάντα γιατί τη χρησιμοποιείτε. Αν προσπαθείς να πληγώσεις ή να φέρεις σε δύσκολη θέση κάποιον ή να κρύψεις κάτι, κοίταξέ το, τρανταχτό πρόσωπο.
3. Μην στέλνετε ποτέ ένα email γραμμένο για να εκφράσετε τον θυμό ή την απογοήτευσή σας με κάποιον.
Αυτά τα συναισθήματα μεταφέρονται καλύτερα μέσω τηλεφώνου ή αυτοπροσώπως, όπου η περιττή επιθετικότητα και το υπερβολικό βιτριόλι δεν μπορούν να θωρακιστούν από την παθητική-επιθετική φύση του email. Με άλλα λόγια, μην είσαι δειλός. Αν είσαι στενοχωρημένος, σήκωσε το τηλέφωνο.
4. Καμία δικαιολογία για παραβίαση του κανόνα #3.
Το "Έστειλα αυτό το θυμωμένο email επειδή εκφράζομαι καλύτερα γραπτώς και ήμουν πολύ έξαλλος για να μιλήσω" δεν αποτελεί ποτέ δικαιολογία για την παραβίαση του κανόνα #3.
5. Αν λάβετε ένα θυμωμένο email, σηκώστε το τηλέφωνο και απαντήστε αμέσως. Όσο πιο γρήγορα, τόσο το καλύτερο.
Ο καλύτερος τρόπος να χειριστείς ένα παθητικό-επιθετικό άτομο είναι με επιθετικά άμεσο τρόπο. Οι θυμωμένοι αποστολείς email τείνουν να είναι άνθρωποι που δεν χειρίζονται σωστά τις συγκρούσεις και επομένως κρύβονται πίσω από την τεχνολογία. Το να τραβήξουν πίσω την τεχνολογική κουρτίνα θα τους είναι άβολο και συχνά θα τους γκρεμίσει από τη θέση τους.
6. Το in-box zero πρέπει να είναι ο στόχος σας, έστω και μόνο για λόγους παραγωγικότητας και αποδοτικότητας.
Το να αφήνετε email στο in-box σας αναγκάζει να το κοιτάτε κάθε φορά που έχετε πρόσβαση στην εφαρμογή αλληλογραφίας σας, κάτι που απαιτεί χρόνο και ενέργεια. Είναι παρόμοιο με το να ψάχνεις καθημερινά τον ίδιο αυξανόμενο σωρό αλληλογραφίας για να βρεις ένα συγκεκριμένο γράμμα ή λογαριασμό. Το In-box zero θα εξαλείψει τον χρόνο που απαιτείται για την ανάληψη δράσης στα εισερχόμενα email, μη προσθέτοντάς τα σε έναν ήδη τεράστιο σωρό.
7. Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή αλληλογραφίας που σας επιτρέπει να προγραμματίσετε μια ώρα που θέλετε να εμφανιστεί ένα email στα εισερχόμενά σας.
Μετατρέψτε το email σε κάτι που λαμβάνετε όταν θέλετε να το λαμβάνετε. Συχνά επαναπρογραμματίζω τα εισερχόμενα email για μια καθορισμένη ώρα κατά τη διάρκεια της ημέρας, όταν σκοπεύω να διαβάσω και να απαντήσω, διατηρώντας έτσι τα εισερχόμενά μου άδεια και απολαμβάνοντας τα οφέλη του κανόνα #6.
Εάν λάβω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζεται με φόρους, το προγραμματίζω εκ νέου για να εμφανιστεί στα εισερχόμενά μου την 1η Απριλίου. Εάν η ομάδα της πέμπτης τάξης λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητά ενέργεια από μέρους μας, το προγραμματίζω εκ νέου ώστε να εμφανιστεί στα εισερχόμενά μου σε είκοσι τέσσερις ώρες με την ελπίδα ότι ένας από τους συναδέλφους μου θα χειριστεί το αίτημα πριν το χρειαστεί.
8. Απαντήστε στα email που απαιτούν δράση όσο το δυνατόν γρηγορότερα και πάντα εντός είκοσι τεσσάρων ωρών.
Η αποτυχία απάντησης σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - ακόμα κι αν η απάντησή σας είναι "Θα επικοινωνήσω μαζί σας αύριο" - προβάλλει την εικόνα ενός ατόμου που είναι συγκλονισμένο, ανοργάνωτο και αναποτελεσματικό.
9. Επιλέξτε ένα γραμμή θέματος που προσδιορίζει σαφώς τον σκοπό του email.
Επιλέξτε γραμμές θέματος για τα email σας που θα επιτρέψουν στους αναγνώστες σας να προσδιορίσουν τον γενικό σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να το ανοίξουν πραγματικά και θα σας βοηθήσουν να αναζητήσετε αυτό το email στο μέλλον.
Πνευματικά δικαιώματα 2022, Μάθιου Ντικς. Ολα τα δικαιώματα διατηρούνται.
Ανατυπώθηκε με άδεια του εκδότη, Νέα παγκόσμια βιβλιοθήκη.
Πηγή άρθρου:
ΒΙΒΛΙΟ: Κάποια μέρα είναι σήμερα
Κάποια μέρα είναι σήμερα: 22 απλοί, λειτουργικοί τρόποι για να προωθήσετε τη δημιουργική σας ζωή
του Μάθιου Ντικς
Είσαι καλός στο να ονειρεύεσαι τι πρόκειται να πετύχεις «κάποια μέρα», αλλά δεν είσαι καλός στο να βρίσκεις χρόνο και να ξεκινάς; Πώς πραγματικά θα πάρετε αυτή την απόφαση και θα την κάνετε; Η απάντηση είναι αυτό το βιβλίο, το οποίο προσφέρει αποδεδειγμένους, πρακτικούς και απλούς τρόπους για να μετατρέψετε τα τυχαία λεπτά της ημέρας σας σε θύλακες παραγωγικότητας και τα όνειρα σε επιτεύγματα.
Εκτός από την παρουσίαση των δικών του νικητικών στρατηγικών για τη μετάβαση από το όνειρο στην πράξη, ο Matthew Dicks προσφέρει ιδέες από ένα ευρύ φάσμα δημιουργικών ανθρώπων - συγγραφέων, εκδότες, ερμηνευτές, καλλιτέχνες και ακόμη και μάγους - για το πώς να αυξήσετε την έμπνευση με κίνητρο. Κάθε ενεργητικό βήμα συνοδεύεται από διασκεδαστικά και εμπνευσμένα προσωπικά και επαγγελματικά ανέκδοτα και ένα σαφές σχέδιο δράσης. Κάποια μέρα είναι σήμερα θα σας δώσει κάθε εργαλείο για να ξεκινήσετε και να ολοκληρώσετε αυτό το _______________ [συμπληρώστε το κενό].
Για περισσότερες πληροφορίες ή / και για να παραγγείλετε αυτό το βιβλίο, κάντε κλικ εδώ. Διατίθεται επίσης ως ηχητικό βιβλίο και ως έκδοση Kindle.
Σχετικά με το Συγγραφέας
Μάθιου Ντικς, μυθιστοριογράφος με μπεστ σέλερ, εθνικά αναγνωρισμένος αφηγητής και βραβευμένος δάσκαλος δημοτικού σχολείου, διδάσκει αφήγηση και επικοινωνία σε πανεπιστήμια, εταιρικούς χώρους εργασίας και κοινοτικούς οργανισμούς. Έχει κερδίσει πολλούς διαγωνισμούς ιστορίας Moth GrandSLAM και, μαζί με τη σύζυγό του, δημιούργησαν τον οργανισμό Μίλα για να βοηθήσετε άλλους να μοιραστούν τις ιστορίες τους.
Επισκεφτείτε τον online στο MatthewDicks.com.
