shutterstock.com 

Οι περισσότεροι από εμάς είμαστε εθισμένοι στο email. Μερικοί λένε οι εκτιμήσεις περνάμε σχεδόν πεντέμισι ώρες κάθε μέρα της εβδομάδας για να το ελέγξουμε.

Παρά την έκρηξη των κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης τα τελευταία χρόνια, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν μειώνεται. Εκτίμηση έρευνας ότι ο αριθμός των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται κάθε μέρα θα αυξηθεί σε 246 δισεκατομμύρια το 2019 (από 205 δισεκατομμύρια το 2015). Και υπάρχουν στοιχεία αυτό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι τόσο προστατευμένο για τους νέους όσο εκείνους που ήταν εκεί όταν πρωτοεφευρέθηκε.

Thinkσως νομίζετε ότι όλοι δουλεύουμε περισσότερο και περισσότερο. Υπάρχει κάποια αλήθεια σε αυτό. Αλλά η άνοδος της χρήσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί επίσης να εξηγηθεί από τις προσπάθειές μας να αντιμετωπίσουμε την υπερφόρτωση των εισερχομένων, παράλληλα με τη γενικότερη άνοδος του ψηφιακού εθισμού. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι πλέον το αποθεματικό των επιτραπέζιων και φορητών υπολογιστών μας και οι περισσότεροι από εμάς έχουμε πλέον πρόσβαση σε αυτό από τα smartphone και τα tablet μας, συχνά στην άνεση των κρεβατιών μας.

Τείνουμε να απαντάμε γρήγορα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πράγμα που υποδηλώνει ότι τα ελέγχουμε συνεχώς και προσπαθούμε να αδειάσουμε τον κάδο, ακόμα και όταν γεμίζει ξανά. Για να αποκτήσουμε επιτέλους κυριαρχία στα εισερχόμενά μας, πρέπει να αντιμετωπίσουμε τις βασικές αιτίες και όχι μόνο τα συμπτώματα που συχνά ξεσπούν.

Ακολουθούν δέκα τρόποι για να αποκτήσετε επιτέλους τον έλεγχο των χαοτικών εισερχομένων σας.

1. Σταματήστε να χρησιμοποιείτε το email ως παρένθετη υπηρεσία συνομιλίας

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν έχει σχεδιαστεί πραγματικά για συνομιλίες με γρήγορο ρυθμό. Είναι χρονοβόρο να περνάτε μέσα από κλωστές, παρατεταμένες συνομιλίες που συσσωρεύουν τα εισερχόμενα. Χρησιμοποιήστε εναλλακτικές, πιο κατάλληλες μεθόδους. Και, ιδανικά, επιλύστε τα πράγματα πρόσωπο με πρόσωπο ή τηλέφωνο καταρχήν.

2. Προσοχή στα επαναλαμβανόμενα μηνύματα

Αυτό είναι γνωστό ως πρόβλημα του "Αντιγραφή μηνύματος". Έρχεται ένα μήνυμα κειμένου: "Απλώς ελέγχω ότι πήρατε το email μου". Το τηλέφωνο χτυπάει: «Μόλις σου έστειλα ένα email».

Πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να μην εμπιστεύονται τις αποφάσεις που έχουν συμφωνηθεί ουσιαστικά. Πολλές αποφάσεις μέσω μηνυμάτων και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πιστεύονται πλήρως και καταλήγουμε σε μια ιεραρχία αναπαραγωγής μηνυμάτων. Κείμενα για επιβεβαίωση μηνυμάτων κοινωνικής δικτύωσης, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιβεβαίωση κειμένων, τηλεφωνικές κλήσεις για επιβεβαίωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσωπικές συναντήσεις για επιβεβαίωση τηλεφωνικών κλήσεων.

Αυτή η επικάλυψη είναι πολύ χρονοβόρα και δυνητικά μπερδεμένη. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι ένα εξαιρετικό μέρος για επίσημη λήψη αποφάσεων. Η αίθουσα συσκέψεων όπου συναντιόμαστε ως πραγματικοί άνθρωποι εξακολουθεί να είναι το πιο σημαντικό μέρος για πολλούς ανθρώπους.

3. Βοτάνετε τον κήπο email σας

Ένα ακατάστατο εισερχόμενο είναι σαν ένας κήπος κατάφυτος από ζιζάνια. Μακροπρόθεσμα αξίζει να αφιερώσετε λίγο κανονικό χρόνο αφαιρώντας τα ακατάστατα μηνύματα.

Μια απλή και αποτελεσματική συμβουλή είναι να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης και να αναζητήσετε τον όρο «διαγραφή». Αυτό θα οδηγήσει σε έναν εκπληκτικά υψηλό αριθμό ενημερωτικών δελτίων που δεν θυμάστε καν να εγγραφείτε.

Ακόμα και μετά-GDPR, μπορεί κάλλιστα να βρείτε εκατοντάδες ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περάστε από το καθένα και καταργήστε την εγγραφή σας. Θα είναι μια περίπτωση βραχυπρόθεσμου πόνου για μακροπρόθεσμο κέρδος.

4. Χρησιμοποιήστε τον φάκελο spam με σύνεση

Η αυτόματη αναγνώριση ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει βελτιωθεί τα τελευταία χρόνια. Αλλά εξακολουθούν να μπαίνουν στα εισερχόμενά μας. Αυτός είναι ένας άλλος εύκολος τρόπος απομάκρυνσης email. Αξίζει να αφιερώσετε χρόνο για να εκπαιδεύσετε τον φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων σας για να γίνει ακόμα καλύτερος, τοποθετώντας αυτά τα ύποπτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν. Επίσης κοιτάξτε στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για να καταργήσετε τυχόν νόμιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν τοποθετηθεί εκεί χωρίς λόγο.

5. Ζητήστε από φίλους και συναδέλφους να σταματήσουν να σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μην ντρέπεσαι. Beσως να είναι τακτικός. Μια άλλη αιτία υπερφόρτωσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτά που βρίσκονται πιο κοντά σας. Να είστε προετοιμασμένοι να ζητήσετε ευγενικά από άλλους ανθρώπους να σταματήσουν να σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα ήταν καλύτερα να μοιραστούν σε μια συνάντηση, στο τηλέφωνο ή ως μήνυμα κειμένου.

6. Κρατήστε τα αιτήματά σας απλά

Μην στέλνετε υπερβολικά περίπλοκα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν ζητάτε πέντε πράγματα, πολλοί άνθρωποι απαντούν σωστά μόνο στο τελευταίο πράγμα στη λίστα σας. Αυτό απλώς δημιουργεί περαιτέρω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναζητούν τα άλλα τέσσερα στοιχεία.

7. Βεβαιωθείτε ότι οι απαντήσεις σας είναι περιεκτικές

Απαντήστε σε όλα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε. Εάν δεν το κάνετε αυτό, δημιουργείτε περαιτέρω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναζητούν αυτό που δεν έχετε απαντήσει.

8. Ελέγξτε το email σας μόνο σε καθορισμένες ώρες

Υπάρχει αυξάνοντας τα στοιχεία ότι είμαστε πιο παραγωγικοί (και λιγότερο αγχωμένοι) αν ελέγχουμε και απαντάμε σε email μόνο μερικές φορές την ημέρα. Είναι μύθος ότι πρέπει να είμαστε σε επαφή λεπτό προς λεπτό. Και, αν πρέπει να το κάνετε αυτό, το email δεν είναι η καλύτερη μέθοδος. Χρησιμοποιήστε μια μορφή άμεσων μηνυμάτων.

9. Επαναλάβετε την επικεφαλίδα του θέματος στο σώμα του email

Youσως νομίζετε ότι το να γράψετε κάτι δύο φορές είναι χάσιμο κόπου. Όχι έτσι με το email. Γράψτε ακριβώς αυτό που αναζητά το email σας ως μια σύντομη περίληψη (15 λέξεις το πολύ) στη γραμμή θέματος του email σας και, στη συνέχεια, τελειώστε το email σας με την ίδια πρόταση. Το να το πείτε καθαρά και δύο φορές αυξάνει την πιθανότητα να λάβετε μια πλήρη και σωστή απάντηση, καθώς και τα αιτήματα που λαμβάνουν σωστή απάντηση.

10. Αφήστε εντελώς το email

Ο αριθμός παραδειγμάτων ανθρώπων και οργανισμών που έχουν σταμάτησε εντελώς τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιούνται άλλες μεθόδους επικοινωνίας, συνεχίζει να αυξάνεται (αν και πώς θα εξελιχθεί αυτό μακροπρόθεσμα μένει να το δούμε). Ωστόσο, η παραίτηση από το email μπορεί να σας κάνει λιγότερο αγχωμένο και πιο παραγωγικό. Άλλες μέθοδοι επικοινωνίας είναι συχνά πιο ρευστές. Είναι πραγματικά δυνατό. Δοκιμάστε το για μια εβδομάδα.

Δοκιμάστε μερικές ή όλες αυτές τις συμβουλές. Μερικές φορές αυτά που θεωρούμε πιο δεδομένα είναι τα ίδια που μας προκαλούν τα μεγαλύτερα προβλήματα.

Σχετικά με το Συγγραφέας

Paul Levy, Ανώτερος Ερευνητής στη Διαχείριση Καινοτομίας, Πανεπιστήμιο του Μπράιτον

Αυτό το άρθρο δημοσιεύθηκε αρχικά στις Η Συνομιλία. Διαβάστε το αρχικό άρθρο.

Σχετικά βιβλία

at InnerSelf Market και Amazon