Το email και τα έξυπνα τηλέφωνα μπορεί να είναι αγχωτικά. Οι ακαδημαϊκοί αποκαλούν αυτήν τη συνεχή σύνδεση εργασίας "τεχνοστρισσα". Κατά συνέπεια, πολλές ευρωπαϊκές χώρες προσφέρουν τώρα στους εργαζομένους το «δικαίωμα αποσύνδεσης».
Ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιείται το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι περίπλοκος, δεν μπορεί απλώς να χαρακτηριστεί ως «καλός» ή «κακός» και η έρευνα δείχνει ότι προσωπικότητα, το είδος της εργασίας που κάνουν οι άνθρωποι και οι στόχοι τους μπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο που αντιδρούν στα email.
Η καλή πρακτική με τη χρήση email δεν αφορά μόνο τον περιορισμό του αριθμού των email που αποστέλλονται, αλλά και τη βελτίωση της ποιότητας της επικοινωνίας.
Ακολουθούν δέκα συμβουλές για να μειώσετε το άγχος του email στην εργασία:
1. Λάβετε σωστά τη γραμμή θέματος
Χρησιμοποιήστε σαφείς και λειτουργικές γραμμές θέματος.
Η γραμμή θέματος θα πρέπει να μεταδίδει ακριβώς το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έξι έως δέκα λέξεις, για να επιτρέψει στον παραλήπτη να δώσει προτεραιότητα στο email χωρίς καν να το ανοίξει. Στις κινητές συσκευές, πολλοί άνθρωποι βλέπουν μόνο τους πρώτους 30 χαρακτήρες μιας γραμμής θέματος. Κράτα το λοιπόν σύντομο. Αλλά κάντε το αρκετά περιγραφικό για να δώσετε μια ιδέα για το τι είναι το email μόνο από τη γραμμή θέματος.
2. Αναρωτηθείτε: είναι το email το σωστό μέσο;
Είσαι στο ίδιο γραφείο; Θα μπορούσατε να πάτε και να μιλήσετε στο άτομο; Θα μπορούσατε να καλέσετε; Συχνά αυτές οι άλλες μορφές επικοινωνίας μπορούν να αποφύγουν την αναποτελεσματική εμπρός και πίσω αποστολή email.
Πλατφόρμες ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων και βιντεοκλήσεων όπως Χαλαρότητα και Skype θα μπορούσε να είναι πιο κατάλληλο για γρήγορη εσωτερική ανταλλαγή μηνυμάτων. Επίσης, να θυμάστε ότι οι περισσότερες από τις παρακάτω συμβουλές ισχύουν για όλους τους τύπους ηλεκτρονικής επικοινωνίας.
3. Μην στέλνετε email εκτός των ωρών γραφείου
Η έρευνα δείχνει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός ωραρίου καθιστούν πιο δύσκολο για τους ανθρώπους να αναρρώσουν από το εργασιακό άγχος.
Προσπαθήστε να επηρεάσετε την εταιρική σας κουλτούρα αποφεύγοντας να στέλνετε ή να απαντάτε σε email εκτός των κανονικών ωρών εργασίας σας.
Η διοίκηση θα πρέπει να δίνει το παράδειγμα και να αποφεύγει να έρχεται σε επαφή με το προσωπικό της εκτός των κανονικών ωρών εργασίας τους. Μερικοί χώροι εργασίας ακόμη και να απενεργοποιήσετε την πρόσβαση στο email των εργαζομένων εκτός ωραρίου. Εξετάστε το ενδεχόμενο να το εφαρμόσετε ενώ διατηρείτε ένα εφεδρικό τηλεφωνικό σύστημα μόνο για επαφή έκτακτης ανάγκης.
Νέα έρευνα έχει επίσης δείξει ότι και μόνο η προσδοκία της 24ωρης επαφής μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την υγεία των εργαζομένων.
4. Χρησιμοποιήστε την επιλογή καθυστέρησης παράδοσης
Μερικοί ατομα όπως η ενσωμάτωση της επαγγελματικής και της οικογενειακής τους ζωής και συχνά συνεχίζουν να εργάζονται από το σπίτι κατά τη διάρκεια του χρόνου εκτός εργασίας τους. Εάν είστε ένα από αυτά τα άτομα ή εάν εργάζεστε σε ζώνες ώρας, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή καθυστέρησης παράδοσης, ώστε τα email σας να μην αποστέλλονται μέχρι την επόμενη εργάσιμη ημέρα και να μην παρεμποδίζουν τον χρόνο εκτός εργασίας άλλων ατόμων.
5. Κρατήστε το θετικό
Σκεφτείτε την ποιότητα της επικοινωνίας μέσω email. Όχι μόνο η ποσότητα. Οι αλλαγές στη χρήση του email θα πρέπει επίσης να επικεντρώνονται στην ποιότητα του τι αποστέλλεται και να λαμβάνουν υπόψη τη συναισθηματική αντίδραση του παραλήπτη.
Η έρευνα δείχνει ότι οι συγκρούσεις είναι πολύ πιο εύκολο να κλιμακωθούν και τα μηνύματα να παρερμηνευθούν όταν κοινοποιούνται μέσω email. Επομένως, εάν είναι άσχημα νέα, σκεφτείτε ξανά τον κανόνα #2: είναι το email το σωστό μέσο;
6. Δοκιμάστε "χωρίς email Παρασκευή"
Για να αλλάξετε την εταιρική κουλτούρα και να κάνετε τους ανθρώπους να σκεφτούν άλλες μεθόδους επικοινωνίας εκτός από το email, δοκιμάστε α “Χωρίς email Παρασκευή” την πρώτη Παρασκευή κάθε μήνα, ή ίσως και κάθε εβδομάδα. Πρόκειται για μια πρωτοβουλία που προτείνουν ειδικοί από το Εθνικό Φόρουμ για την Υγεία και την Ευημερία στην Εργασία, και χρησιμοποιείται από επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο. Οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται να κανονίζουν συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο ή να σηκώνουν τηλέφωνο – ή απλώς να ενημερώνονται για τα πολλά email που έχουν ήδη στα εισερχόμενά τους εκείνη την ημέρα.
7. Κάντε γνωστές τις προτιμήσεις σας
Η έρευνα έχει δείξει ότι όχι μόνο πάρα πολλά αλλά και πολύ λίγα email μπορεί να προκαλέσουν άγχος λόγω αναντιστοιχίας μεταξύ των προτιμήσεων επικοινωνίας διαφορετικών ανθρώπων. Μερικοί άνθρωποι μπορεί να τους αρέσει να τους στέλνουν email και να αντιμετωπίζουν πολύ καλύτερα την υψηλή επισκεψιμότητα μέσω email από άλλα μέσα επικοινωνίας. Για αυτούς τους ανθρώπους, η μείωση του αριθμού των email που λαμβάνουν μπορεί να προκαλέσει περισσότερο άγχος από ό,τι ανακουφίζει.
Λάβετε λοιπόν υπόψη τις ατομικές διαφορές των ανθρώπων και κάντε γνωστές τις δικές σας. Προσθέστε τις προτιμήσεις επαφών που προτιμάτε στην υπογραφή του email σας είτε πρόκειται για email, γραπτά μηνύματα ή άμεσα μηνύματα ή τηλεφωνική κλήση.
8. Σκεφτείτε τις διακοπές "αναπήδηση πίσω"
Το να έχετε ένα ανεκτέλεστο email που συσσωρεύεται κατά τη διάρκεια της εβδομάδας φαίνεται να είναι ένα από τα οι πιο συχνά αναφερόμενες πηγές τεχνικού στρες για τους εργαζόμενους. Σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα όπου τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιστρέφονται στον αποστολέα όταν κάποιος βρίσκεται σε διακοπές, με ένα εναλλακτικό email επικοινωνίας για επείγοντα αιτήματα. Αυτό θα σας επιτρέψει να επιστρέψετε σε ένα διαχειρίσιμο inbox.
9. Έχετε ξεχωριστό τηλέφωνο εργασίας
Κάντε αυτήν τη μοναδική φορητή συσκευή στην οποία μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα email εργασίας, γεγονός που σας δίνει την ελευθερία να την απενεργοποιείτε μετά τις ώρες εργασίας. Επίσης, σκεφτείτε να απενεργοποιήσετε το email "Σπρώξτε" (εδώ είναι το σημείο όπου ο διακομιστής email σας στέλνει κάθε νέο email στο τηλέφωνό σας όταν φτάνει στο διακομιστή) και αντί αυτού επιλέξτε ένα κανονικό πρόγραμμα (όπως μία φορά την ώρα) για την παράδοση των email στο τηλέφωνό σας (αυτό αυξάνει επίσης τη διάρκεια ζωής της μπαταρίας).
10. Αποφύγετε την προβολή αργά τη νύχτα
Η έρευνα δείχνει ότι η χρήση έξυπνου τηλεφώνου αργά το βράδυ μειώνει την ικανότητά μας να κοιμηθούμε και επίσης οδηγεί σε συνεχείς σκέψεις και άγχος για τη δουλειά. Αυτό με τη σειρά του μειώνει την ποιότητα του ύπνου σας. Κάντε το κρεβάτι μια ζώνη χωρίς τηλέφωνο για να βελτιώσετε τη δική σας υγιεινή ύπνου.
Σχετικά με τον Συγγραφέα
Ricardo Twumasi, Λέκτορας στην Οργανωτική Ψυχολογία, Πανεπιστήμιο του Manchester; Cary Cooper, 50η επέτειος Καθηγητής Οργανωσιακής Ψυχολογίας και Υγείας, Πανεπιστήμιο του Manchesterκαι Lina Siegl, PhD Ερευνήτρια, Πανεπιστήμιο του Manchester
Αυτό το άρθρο αναδημοσιεύθηκε από το Η Συνομιλία υπό την άδεια Creative Commons. Διαβάστε το αρχικό άρθρο.
Σχετικές Βιβλία:
at InnerSelf Market και Amazon
